JAK EFEKTYWNIE PRACOWAĆ?

Effective 300x169 - JAK EFEKTYWNIE PRACOWAĆ?Czytam mnóstwo książek poświęconych rozwojowi osobistemu (więcej książek na ten temat znajdziecie w moim mini – sklepiku) Wpływają na moją osobowość i to jakimi zasadami się w życiu kieruję. Zebrało się trochę tego, więc postanowiłem podzielić się tym w tym jednym obszernym wpisie. Był potrzebny, bo wychodzę z założenia, że bycie efektywnym nie tylko daje nam więcej czasu, ale również finalnie przynosi więcej pieniędzy. Nie ulegaj jednak wrażeniu, że jestem robotem, bo zdarza mi się niekiedy zapominać o własnych zasadach, albo celowo z nich rezygnować, gdy potrzebuję wypoczynku. Zaczynamy!

1] Szanuję swój czas i dążę do tego, aby był jak najbardziej kaloryczny. Jest tego tak wiele, że musiałem rozbić to na kilka podpunktów:

Unikam „pustych” zadań, które są pracą, ale niczego sensownego nie wnoszą. Przekładać kartony z miejsca na miejsce można w nieskończoność i nikt nie odmówi, że jest to praca, ale czy przynosi cokolwiek poza zmęczeniem? Nie. Wykonasz mnóstwo dobrej, nikomu niepotrzebnej roboty. Dążę do tego, aby podejmować się tylko tych zadań, które przy najmniejszym nakładzie pracy przyniosą najlepsze efekty. Nazywam to mądrą pracą.

– Jestem po lekturze tego wpisuChwytliwy tytuł, parę fajnych wskazówek, a wreszcie obowiązkowa biografia autora wpisu. I jedno, krótkie zdanie, które sprowokowało to co teraz czytacie: „Prywatnie ojciec dwóch wspaniałych synów, którzy wypełniają jego niewielkie ilości wolnego czasu„. Będzie bardzo krótko, bo nie chcę lać przysłowiowej wody. Od jakiegoś czasu dostrzegam brak czasu jako syndrom źle zaprojektowanego życia u przedsiębiorców. A jako przedsiębiorca sam kształtujesz swój harmonogram i nie wmówicie mi, że własna firma to praca 24/h, bo uznam to za strzał w stopę. Firma od pewnego etapu życia powinna działać samodzielnie. Ty zaś powinieneś doglądać to z boku, albo angażować się jeśli uznasz, że kochasz to co robisz i sprawia Ci to niesamowitą frajdę. I podstawowym założeniem, który powinien przyświecać Ci od początku jest dążenie do tego celu. Jeśli będziesz chciał/a chwalić się naokoło swoim brakiem wolnego czasu wiedz, że NIKOMU ta informacja nie jest naprawdę do niczego potrzebna, a może tylko świadczyć o byciu kiepskim menadżerem. Tym bardziej, że tyle mówi się teraz o produktywności (jest nawet poświęcony temu magazyn). Życie naprawdę bywa krótsze niż momentami zakładamy i szkoda byłoby je zmarnować. Czas jest dla ciebie, a nie odwrotnie. Znajdź równowagę i zadbaj o produktywność. 

2] Rano staram się połykać żabę. Polega to na podejmowaniu w pierwszej kolejności tych działań, które najchętniej mielibyśmy już za sobą. Ich realizacja daje nam poczucie, że mamy to z głowy. To przekłada się na lepszy nastrój.

3] Metoda plusów i minusów: polega na tym, aby w sytuacji, gdy mam dylemat / trudne zdarzenie i staram się podejść do sprawy obiektywnie stosuję ową technikę. Dla przykładu otrzymuję propozycję nowej pracy, ale nie chcę iść na żywioł. Biorę więc do ręki kartkę papieru i długopis. Wypisuję wszystkie za i przeciw. Wracam do kartki następnego dnia, gdy największe emocje opadną. Dorzucam dodatkowe punkty, gdy takowe się pojawiły. Metoda prosta jak budowa cepa, a jednak wielokrotnie pomagała zmagać mi się z bardzo trudnymi decyzjami. Trudno jest po prostu pamiętać o wszystkich za i przeciw jednocześnie, a mając je rozpisane tuż przed oczami sprawa jest prostsza.

4] Staram się nie robić absolutnie NICZEGO mającego kontakt / wpływ na innych, gdy jestem pod wpływem negatywnych emocji (słowem jestem wściekły). Nie ma wyjątku od tej reguły.

5] Pozwalam sobie na błędy. Ludzie obawiają się robienia czegoś w obawie, że będą robić to źle. Nie pomaga nasza kultura, która błędy punktuje (kojarzycie zaznaczanie czerwonym długopisem kartkówek na sprawdzianach?). Tymczasem podchodzę do nowych czynności, których jeszcze nie robiłem z góry wiedząc, że pewnie popełnię całe mrowie błędów, ale będę się na nich uczył. Perfekcjonizm przedłużałby ewentualne rozpoczęcie. Zdarzało mi się być opieprzanym. Wtedy przyjmowałem to z pokorą i przyznawałem komuś rację natychmiast biorąc się do roboty, aby to zmienić (raz nawet podczas zebrania służbowego publicznie posypałem głowę popiołem), ale znając swoją wartość jako człowieka, nie pozwalałem, aby wpływało to na moją samoocenę.

6] Staram się sensownie zarządzać energią. Odmawiam jeśli wiem, że czymś nie będę zainteresowany (gdy dzwonią do mnie z ofertą od razu mówię nie, bo wiem, że przez telefon takich spraw się nie załatwia), odmawiam udziału w dziesiątkach projektów, odrzucam bardzo dużo klientów, aby współpracować tylko z tymi, którzy są obiecujący i najbardziej kaloryczni (patrz punkt pierwszy). Jeśli coś się spieprzyło to nie trace energii na szukanie winowajcy, aby później tracić czas i energię na opieprzanie kogoś, gdy się starał, a nie wyszło, a finalnie obniżać morale.

8] Nie skupiam się na naprawie słabych stron, bo lepiej być specjalistą w jednej dziedzinie, niż umieć po trochu wszystkiego. Wolę wykorzystywać swoje mocne strony. W przypadku własnej firmy wolę kontakt z klientem i utrzymywanie z nim relacji niż projektowanie produktów (sporo matematyki). Tworząc więc własną firmę od podstaw można kierować się tą zasadą. Henry Ford kierował się zasadą zatrudniania mądrzejszych od siebie.

 

woman sitting at table and using laptop with tea cup in background - JAK EFEKTYWNIE PRACOWAĆ?

 

9] Magia słowa „dlaczego”?: Najbardziej magicznym pytaniem jakie znam jest słowo dlaczego. Nauczył mnie tego człowiek, który zastanawiał się czy możliwy jest legalny zakup mieszkania bez pieniędzy. Zadawał sobie to pytanie tak długo, aż znalazł odpowiedź. Zbyt rzadko zastanawiamy się dlaczego robimy to co robimy.

– Dlaczego akurat tutaj pracuję? W większości sytuacji odpowiedź będzie brzmiała: dla pieniędzy.

– Dlaczego zajmuję się tym projektem? Już zapomniałem dlaczego biorę w tym udział.

– Dlaczego tworzę tego bloga? Moje odpowiedzi zawierają się m.in. w tym wpisie.

10] Uwielbiam pracować z kartką papieru i długopisem. Wzmaga u mnie myślenie.

11] Nie tkwię w jednym projekcie, który nie zapewnia mi korzyści zbyt długo, albo spotykam się ze ścianą wiem jak trudno jest postanowić pozostawić projekt. Uważam jednak, że skoro ów projekt nie jest w stanie niczego cię nauczyć twoim obowiązkiem jest przekazać go w inne ręce [również nie lubię porzucać efektu swojej pracy] i ruszyć dalej. Osoba z nową energią i chętna do wprowadzenia zmian sprawi, że wszyscy wygrywają. Twoja krzywa uczenia jest zerowa, więc tkwienie przy projekcie nie da ci niczego. Moim uzależnieniem jest projektowanie gier planszowych. Nisza w niszy, ale napisałem na ten temat mrowie artykułów i spędziłem tak niejeden weekend. Sprawiało mi to radość, owszem, ale robiłem to kosztem budowy firmy. Firmy, która znajdowała się we wczesnym etapie rozwoju, nie gwarantując zysków, a ja zamiast martwić się swoją przyszłością spędzałem dwa dni na robieniu czegoś o czym z góry wiedziałem, że trafi do szafy.

12] Zachowanie work life balance – pamiętać, aby każdego dnia cieszyć się życiem. Próbowałem różnych technik. Od tego, aby całą przyjemność przenosić na wieczór, po próbę przeplecenia pracy z rozrywką (bieganie / praca / jeden mecz w grze online / praca). W chwili, gdy piszę te słowa stosuję drugą.

13] Metoda negatywnego myślenia – zawsze staram się myśleć na zasadzie „a co jeśli nie wyjdzie?”. Cenię sobie fakt, że podchodząc do jakiegoś projektu myślę co będzie, gdy wszystko się posypie i mogę przygotować plan na tę okazję. Ewentualnie mile się rozczarować. Dlatego projektując daną rzecz staram się ją samodzielnie zepsuć zadając sobie pytania „a jeśli …”. Projektując miejsce pracy oczami wyobraźni wcielałem się w pracownika i zastanawiałem się jak można wykorzystać dziury na swoją korzyść.

14] Upraszczam to co tylko mogę stosując zasadę keep it simple i reenginering, czyli stale przyglądam się istniejącym procesom, aby je udoskonalić. Zabrzmi to bardzo ogólnie, ale unikam rozbuchanych procedur. Podam przykłady na bazie mojej spółki, którą współprowadziłem:

praca 200x300 - JAK EFEKTYWNIE PRACOWAĆ?– Gdy tylko do księgowej trafiała poczta z sądu nie była w stanie jej odbierać co w konsekwencji zmuszało mnie do tego, aby udać się do kiosku w którym mogłem ją odebrać. Finalnie udało się upoważnić ją do odbierania jej w naszym imieniu co zaoszczędza mi sporo czasu.

– Rozliczaliśmy się z pośrednikami dopiero wtedy, gdy otrzymaliśmy wynagrodzenie od klienta. Chroniło to nasz cashflow i w naszej ocenie zachęcało pośrednika do przesyłania tylko pewnych tematów. Kończyło się to jednak niezliczoną ilością maili od pośredników z pytaniami o status płatności. Przyśpieszyliśmy więc proces i teraz pośrednik otrzymuje wynagrodzenie na etapie podpisania przez nas umowy z klientem.

– … i wiele innych.

Dlaczego warto upraszczać? Do dzisiaj pamiętam system rozliczeń z dwiema poprzednimi firmami, w których spędzaliśmy godziny na rozwikłaniu systemu płatności [była podstawa, dodatek za każdego przyprowadzonego klienta i tzw. portfel]. Nie uwierzysz, ale sam prezes firmy i osoba, która to projektowała nie wiedziała w 100% jak to działa. Brzmi komicznie, ale pozostał tylko śmiech przez łzy.

16] Jeśli jestem negatywnie zmęczony pod koniec dnia to znaczy, że coś muszę zmienić i stanowi to dla mnie sygnał, aby coś poprawić i więcej do czegoś podobnego nie dopuszczać.

17] Jeśli brakuje mi woli do działania staram się inspirować – do tworzenia tego bloga podszedłem sprytnie (bo szorty pozwalają złapać mi oddech, a podcasty dają czas na pisanie) co nie znaczy, że zawsze miałem energię i pasję. Na przestrzeni miesięcy zapał mógł gasnąć. W takich wypadkach zaczynałem szukać inspiracji wiedząc, że chcę dalej pisać, ale wyczerpało się paliwo. Czytałem wtedy książki i serwisy, a ochota pojawiała się NATYCHMIAST. Dzięki temu taki ogrom materiału zdołałem przygotować w tak krótkim czasie. Gdy potrzebowałem natchnienia do pokonania trudności w firmie – udawałem się do swojej biblioteki, aby usiąść do magazynów biznesowych, które subskrybują.

18] Gdybym miał pracować na etacie dążyłbym do generowania jak największych oszczędności, aby mieć komfort rezygnacji w każdej chwili z pracy. Nie chcę być niewolnikiem swojego pracodawcy i nie chcę, aby od bankructwa / załamania swojej sytuacji finansowej dzieliła mnie jedna wypłata. Gdybym z jakiegoś powodu miał absolutnie dość swojej pracy chciałbym mieć tę wygodę rezygnacji w każdej chwili. Trudne, wiem. Ale jak najbardziej realne do osiągnięcia. Jaki ma to związek z efektywnością? Ano taki, że zrezygnujesz z pracy, która cię nie satysfakcjonuje i będziesz mieć środki na to, by komfortowo szukać takiej, która będzie ci odpowiadać. Odpowiednia praca to klucz do efektywnej pracy.

21] Jeden dzień w miesiącu staram się wychodzić ze swojej strefy komfortu. Szukam nowych aplikacji, szukam nowych technik, szukam nowych blogów do lektury.

22] Stale staram się utrzymywać wysoki poziom entuzjazmu. Czytam każdy numer Forbes, magazyn Sukces, wszystkie branżowe periodyki. Napawam się optymizmem myśląc o nadchodzącej przyszłości i tego jak aktualne działania mnie do niej przybliżają!

23] Być konsekwentnym w tym co się robi. Stać się ekspertem w tym co się robi. Efektywność gwarantowana.

24] Nie bądź perfekcjonistą. To kosztuje dużo cennego czasu i nerwów.

25] Unikaj wizyt w biurze jeśli NAPRAWDĘ nie musisz się tam pojawiać. Dlaczego? Poświęcono temu całe wystąpienie na TED. Koniecznie obejrzyj w wolnej chwili.

 

Dziękuję za lekturę!